Дёмочкин Андрей, владелец продукта «HR и руководитель направления C&B»
Мобильное приложение для HR
От редакции: просим иметь в виду, что в настоящей статье автор излагает вопрос от лица HR-сотрудника компании из сферы офлайн фуд-ритейла, пользующегося продуктом «HR и руководитель направления C&B».
К истории вопроса
2020 год — год больших перемен в мире и в бизнесе. Главное, что произошло — это слом традиционной парадигмы рынка труда, и не только в том смысле, что рынок труда стал рынком соискателя, но и в том, что произошло размывание границ между отраслями и персонал стал гораздо более мобилен. Если обобщить, то на это повлияло несколько макрофакторов:
- Демографическая яма;
- Ковид и связанные с ним ограничения;
- Резкий выход на рынок в начальный период ковидных ограничений онлайн ритейлеров.
Второй и третий факторы практически совпали по срокам и очень сильно повлияли на состояние рынка труда, особенно по массовым специальностям. Например, у ведущих офлайн ритейлеров (Пятерочка, Магнит, Дикси, Лента и т.д.), где индексации заработной платы проводились один раз в несколько месяцев, в среднем рост зарплаты по итогам года в разных категориях составил более 20% (без учета специалистов IT); текучесть скакала из месяца в месяц на несколько процентных пунктов.
По сути, многие компании занимались накачкой деньгами своего линейного персонала. В результате по итогам 2020 года большинство компаний пришло к ситуации, когда они вышли на примерно одинаковый с основными конкурентами уровень заработной платы и для многих получилась игра +/- с нулевым результатом. На наш взгляд, самым главным достижением того периода было удержание текучести в допустимых значениях.
К концу года всем стало понятно, что дальнейшая массовая гонка заработных плат не принесет сколько-нибудь значимого эффекта (далее речь будет вестись о линейном персонале: в нашей компании — это более 200 тыс. сотрудников — продавцы-кассиры, пекари и т.д.). К этому моменту мы имели две основные идеи в части того, как можно добиться положительного результата: это упрощение системы мотивации персонала и усиление программы льгот.
Мобильное приложение и система мотивации персонала
Вообще идея по упрощению системы мотивации решала две важные задачи:
- сделать доход сотрудника максимально прогнозируемым (как для сотрудника, так и для HR) – решением являлось увеличение фиксированной части заработной платы и упрощение системы показателей премирования;
- дать возможность сотруднику влиять на свою заработную плату самостоятельно через внедрение показателей премирования, на которые сотрудник сможет повлиять сам. Например, на заработную плату влияло прохождение корпоративных курсов и наличие дисциплинарных взысканий.
Все это позволило бы снять множество вопросов с линейных руководителей, HR и ОЦО, помочь персоналу получить ответы на свои вопросы в отношении начисления зарплаты и продемонстрировать, что от них не скрывают информацию и все данные открыты. Эти изменения предполагалось распространить на всю компанию при, как уже отмечалось, общей численности персонала более, чем в 200 тыс. человек, территориально находившихся в 4000 населенных пунктах, причем у большинства не было рабочих ПК.
Все это накладывало два основных ограничения:
- у сотрудника должен быть постоянный доступ (24/7) к актуальной информации по своей заработной плате и возможность управлять ею без помощи линейных руководителей;
- коммуникация должна проходить со всеми работниками без задержек и без искажения на местах.
Поэтому было принято решение о том, что мобильное приложение станет не только основной формой коммуникации, но и способом управления заработной платой самим сотрудником.
В процессе разработки мы занимались формулами расчетов, интеграцией между системами, моделированием, тестированием и, конечно, согласованием, согласованием, и еще раз согласованием. Отдельно хотелось бы отметить, что необходимо добиваться максимальной проработки карты пользователя (CJM) — это в дальнейшем позволит сэкономить много времени. Сегодня это видится одним из главных элементов при разработке, но на том этапе казалось, что это просто вопрос визуализации и мы не потратим на него много времени (как мы ошибались!).
В дальнейшем же в процессе проработки структуры карты пользователя для каждого из сценариев мы сделали свои подсказки, плашки, всплывающие окна, баннеры, выделенный текст, свои цвета и т.д. Вот несколько примеров таких сценариев для работников:
- сотрудник, имеющий совмещение по разным должностям в разных магазинах;
- сотрудница, выходящая из декрета;
- сотрудник, отсутствующий более половины месяца на рабочем месте по невыясненным причинам;
- сотрудник, получивший дисциплинарное взыскание, которое было отменено через месяц.
В конечном итоге сотрудник получил возможность самостоятельно через мобильное приложение выполнять следующие действия:
- посмотреть размер заработной платы и ее структуру;
- посмотреть, сколько дней он отработал и как его табелировали;
- посмотреть, какие показатели он выполнил и какой процент переменной части у него получился;
- посмотреть стаж работы в компании (он тоже стал влиять на размер заработной платы);
- для повышения размера заработной платы пройти курсы и тесты;
- посмотреть, имеются ли у него дисциплинарные взыскания и как они повлияют на заработную плату;
- самостоятельно выбрать дату выплаты следующей заработной платы;
- посмотреть, если имелось совмещение, как рассчиталась его заработная плата по другой ставке.
В результате поставленные задачи мы выполнили — заработная плата стала прогнозируемой, сотрудники могли ей управлять самостоятельно. Вообще, на наш взгляд, данная информация для сотрудника является «гигиеническим минимумом», без которого снижается эффективность льгот или программ well-being.
Мобильное приложение и льготы (1 этап)
В нашем понимании льготы внутри компании являются такой же частью дохода сотрудника, но порой сами сотрудники неактивно ими пользуются или просто о них не знают. В этом есть вина HR-ов, т.к. они недостаточно рассказывают о льготах, не показывают их выгоду для сотрудника и часто создают такие процедуры получения льгот, после которых не хочется это проходить еще раз. Поэтому, когда мы начинали разработку блока льгот в мобильном приложении, хотелось исправить эти недостатки.
В первую очередь мы провели ревизию состава льгот (их общее количество составило более 10 для разных категорий персонала) и решили, что работа будет строиться в два этапа:
- 1 этап — простое отображение льгот и максимум информации по ним;
- 2 этап — возможность получения льгот через мобильное приложение.
Поэтому команда сначала сконцентрировались на простом отображении и описании льгот в мобильном приложении. Вот несколько важных моментов, которые удалось осуществить в процессе разработки приложения:
- льготы сотрудникам отображались в зависимости от должности, семейного статуса, грейда, пола, возраста, географического местонахождения и т.д. или их комбинации (т.е. были таргетируемые), поэтому была разработана единая база данных, которая позволила быстро управлять составом льгот для разных категорий сотрудников;
- описание льгот на странице имело всю информацию о льготе, в т.ч. вложенные файлы и ссылки на внешние ресурсы партнеров;
- доступность льгот — 24/7. Теперь сотрудники могли в любое время посмотреть свой состав льгот и воспользоваться ими, например, после конца рабочего дня;
- через мобильное приложение стала видна статистика обращений по льготе.
По итогам первого этапа добились следующих результатов:
- увеличился процент использования мобильного приложения — приложением стали пользоваться более 80% сотрудников;
- увеличилась конверсия использования существующих льгот, например, сотрудники стали больше использовать дополнительную скидку в магазинах на продукты, что по сути является скрытой индексацией дохода сотрудника;
- проявилась активная реакция на качество и состав льгот – сотрудники и HR в регионах очень быстро реагировали на все изменения. Одним из примеров является внедрение телемедицины: как оказалось, данная льгота востребована не только с точки зрения экономии времени на прохождение врачей, но и по причине отсутствия в небольших населенных пунктах больниц или врачей определённых специальностей;
- быстрая реакция на ошибки в льготах и приложении – если что-то не работает, то «фидбэк» приходил в течение нескольких часов;
- статистика пользования мобильного приложения показала, что сотрудники не будут читать длинные описания льгот, необходимо использовать маркетинговые инструменты, например, все на одной странице, минимум текста, схема действий для получения льготы;
- компания полностью отказалась от web-портала по льготам; льготы остались только в мобильном приложении;
- наконец, все сотрудники компании (в том числе и некоторые HR) узнали, какие имеются льготы.
Мобильное приложение и льготы (2 этап)
На следующем этапе мы приступили к реализации получения льгот в несколько кликов. Так, в приложение с помощью единой базы данных подтягивались данные о сотруднике: пол, возраст, должность, грейд, табельный номер, номер телефона, место работы и т.д., что позволило заполнять электронные документы в мобильном приложении и подписывать их с помощью электронной подписи.
Например, ранее для получения льготы «детский новогодний подарок» собирались заявки со всех работников, привлекались HR всех уровней и затрачивалось большое количество времени на обработку данных. После доработки мобильного приложения этот процесс стал выглядеть следующим образом:
- У сотрудника в мобильном приложении появлялось оповещение о том, что ему нужно выбрать подарок для его ребенка;
- Сотрудник заходил на страницу для оформления подарка, проверял данные, место получения подарка и нажимал «отправить»;
- После этого все данные собирались в единой базе данных;
- Далее списки направлялись для доставки подарков.
Вся процедура занимала 2-3 минуты. В дальнейшем данная схема была использована в других льготах: подключение ДМС для родственников, страхование при выезде за рубеж и материальная помощь.
По итогам второго этапа:
- в разы сокращено время на коммуникацию с сотрудниками по льготам;
- сокращено время на обработку данных HR и ОЦО;
- снизилось количество ошибок при получении льгот;
- была пересмотрена визуализация страниц со льготами, уменьшено количество текста или текст заменен на простые схемы, для консультации привлекались сотрудники из маркетинга и сторонние дизайнеры.
Также необходимо отметить, что данный этап совпал с развитием программы well-being в компании и мобильное приложение стало основным средством коммуникации с сотрудниками, особенно для таких блоков, как финансовое и физическое благополучие.
В дальнейшем мобильное приложение также позволило облегчить ввод и тиражирование новых элементов well-being, например, в блок финансового благополучия добавлялись новые скидки от партнеров для сотрудников компании (новые скидки вводились в течение одного месяца с коммуникацией через мобильное приложение).
2022 год
Переходим к 2022 году. Мир стал меняться еще быстрее, поэтому пересматривать льготы или программы well-being придётся часто. Например, сейчас скорее всего необходимо поддерживать такие стримы, как физическое и финансовое благополучие. Примерами усиления могут быть:
- развитие корпоративных скидок или скидок партнеров, особенно актуальны будут скидки для каждодневной продукции (продукты питания, бытовые товары, связь и т.д.). Напомним, что в нашем случае компания давала скидку в магазинах на продукты, что по сути являлось скрытой индексацией дохода сотрудника;
- деньги – зарплатные проекты, премиальное банковское обслуживание, рассрочки, материальная помощь;
- здоровье сотрудников – ДМС, страхование, телемедицина, психолог;
- семья – страхование семьи, детские подарки, путевки, ДМС, телемедицина.
И, как показала практика, не последнюю роль будет играть своевременная и качественная коммуникация с сотрудниками.
Нужно или нет мобильное приложение?
На наш взгляд, нужно, но не всем компаниям. Иногда можно использовать web-портал, но, как показала практика, качественная коммуникация, открытая и полная информация позволяет повысить конверсию льгот, повышает лояльность сотрудников, дает понимание того, что необходимо развивать, и снижает нагрузку на HR и ОЦО.
Конечно, как к инструменту IT-разработки к нему предъявляются свои требования:
- качество данных и база данных – это основа, даже если вы не делаете мобильное приложение, а используете web-портал. Команда, работавшая над продуктом, на протяжении всего времени уделяла внимание совершенствованию баз данных;
- компания должна технологически быть к этому готова и иметь выделенный ресурс – бюджет, команду, сервера, желание и понимание топ-руководителей;
- готовность HR-ов в компании быть достаточно открытыми, прислушиваться к критике сотрудников и их предложениям, учиться у маркетологов, аналитиков и дизайнеров. Необходимо осознать, что ваши сотрудники — такие же пользователи этого приложения (web-портала), как и любого другого.